Como Usar o E-mail sem se Prejudicar.

Esquecer de anexar o arquivo, enviar a mensagem para a pessoa errada, responder a todos por engano ou cometer um erro de informação. Quem nunca passou por uma situação constrangedora ao enviar um e-mail indesejado? 

Você tem o costume de verificar cuidadosamente a mensagem e o remetente antes de apertar o botão “enviar”? Caso a sua resposta seja sim, parabéns! Isso mostra que é uma pessoa atenta aos detalhes e que, dessa maneira, evita prejuízos na sua vida pessoal e profissional. Mas, se respondeu não, pode já ter passado por alguma saia justa ou, então, estar correndo grandes riscos de errar.

No ambiente corporativo, a responsabilidade do envio correto de mensagens eletrônicas cabe a todos os profissionais. Por isso, é preciso que os líderes orientem sua equipe quanto às conseqüências e formas de evitar falhas. Se for preciso, elabore regras de utilização do e-mail a serem seguidas pelos colaboradores da sua empresa. Assim, terá mais chances de evitar futuras preocupações. Algumas vezes, a ocasião pode ser facilmente contornada, porém, dependendo do desvio, a falta de cuidado pode gerar até demissão. Lembre-se que para efeitos legais, o e-mail é considerado como um documento oficial e pode ser usado até em processos jurídicos.

Veja as dicas abaixo e escolha a sua forma de gerenciamento das mensagens eletrônicas.

  Ao encaminhar um e-mail que recebeu, por exemplo, os típicos e-mails humorísticos que percorrem grupos sociais diversos através de divulgação por listas de contatos gigantes, removam os e-mails presentes, das outras pessoas. Procure escrever os seus destinatários no campo "BCC" ou "CCO" em vez do campo "Para". Este campo esconde os endereços dos destinatários. Todos irão receber, mas ninguém além de você saberá quem mais recebeu a sua mensagem. Ao não fazer o recomendado acima, você está contribuindo para o spam com e-mails dos seus próprios conhecidos. Os endereços de e-mail acumulados serão "pescados" quer por parte dos destinatários quer por empresas especificas existentes na Net cuja função é acumular contatos de e-mail para envio de propaganda não solicitada, hoax, lendas urbanas ouphishing.

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Antes de responder um e-mail que pertence a um grupo de emails (principalmente grupos comerciais), verifique se seu e-mail é necessário. Emails com respostas desnecessárias podem ser incômodos ou fúteis, pois como pertence a um grupo, todas as pessoas deste grupo receberão o e-mail. Responda (ao grupo) caso haja necessidade, como complementação ou duvidas, ou caso o remetente pedir um feedback.

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Escreva o nome do destinatário por último ao escrever uma nova mensagem, verifique-a primeiro e deixe a tarefa de completar o campo de destinatário por último. Assim, você evita mandar o conteúdo para as pessoas erradas ou então responder a todos por engano.

·         Sempre que receber um e-mail de alguém conhecido, confirme o recebimento do mesmo ou responda o mais breve possível. Não responder e nem confirmar, é comparável a você deixar a pessoa falando sozinha (na vida real). Lembre-se sempre de atrás de todo computador tem um ser humano.

Então, tenha muito cuidado quando enviar algum E-MAIL.